Eerst de HR-opgave scherp, dan bepalen wie en hoe

Een stichting in het voortgezet onderwijs die werkte aan een nieuwe organisatiestructuur kwam voor de vraag te staan: welke verantwoordelijkheden organiseer je centraal en welke leg je bij de scholen?

Om daar goede keuzes in te kunnen maken, moest eerst helder worden welke diensten de ondersteunende afdelingen van de centrale organisatie vanuit een kennis- en servicecentrum (KES) leveren en welke dienstverlening in de toekomst nodig is. Die duidelijkheid was er nog onvoldoende. Daardoor was het lastig om afspraken te maken over verantwoordelijkheden en over wat scholen, KES en het bestuur van elkaar mogen verwachten.

We startten niet direct met het verdelen van verantwoordelijkheden, maar brachten eerst de dienstverlening in kaart. Op basis van bestaande informatie en gesprekken met stafhoofden en medewerkers inventariseerden we de huidige én gewenste dienstverlening van KES. Vervolgens brachten we daar structuur in en ontwikkelden we samen met de stafhoofden een dienstencatalogus. Tussentijds toetsten en verrijkten medewerkers van KES de catalogus.

Dit deden we voor de volledige centrale ondersteuning, van financiën en onderwijs tot ICT, huisvesting en HR. Binnen HR maakten we bijvoorbeeld inzichtelijk welke dienstverlening er is rondom instroom en uitstroom, ontwikkeling en arbeidsmobiliteit, vitaliteit, arbeidsvoorwaarden, HR-support en organisatieadvies.

Door de dienstverlening eerst concreet te maken, ontstaat een scherper gesprek over de volgende vraag: wie moet waarvoor verantwoordelijk zijn?

Het resultaat is een vastgestelde dienstencatalogus waarin de ondersteunende dienstverlening vanuit de stichting overzichtelijk is gebundeld.

De catalogus geeft KES, het bestuur en de scholen duidelijkheid over de ondersteuning die zij bieden en over wat zij daarin van elkaar mogen verwachten.